מערכת נוכחות עובדים היא כלי בסיסי לעבודת הארגון שכן היא משמשת לא רק לתיעוד שעות הכניסה והיציאה של העובדים אלא יש ביכולתה לשדרג את עבודת הארגון כולו.
הכנת המשכורות החודשיות של העובדים היא אחת המשימות המורכבות ביותר שקיימות בכל ארגון. לא משנה מה גודל הארגון שלכם, בכל ארגון ישנם נתונים מסוימים שחשוב שיהיו זמינים לצורך חישובי השכר: הסכמי עבודה, דרגת תפקיד, שעות עבודה, שעות נוספות, שעות נוכחות, חוקי עבודה ועוד. כל אלו מהווים חלק מחישוב שכרם של העובדים בארגון.
לא משנה מהו גודל הארגון, כל ארגון נעזר באיש מקצוע המתמחה בחישוב משכורות. השימוש ביישומים של מערכת נוכחות עובדים וניהול זמן מקל על מלאכת הכנת המשכורות ומאפשרת להפנות משאבים למקורות אחרים.
מערכת נוכחות עובדים מתחשבת בכל הגורמים המהותיים לחישוב השכר ומאפשרת לכל אחד מעובדי הארגון האחראים להגיע למידע בקלות ובמהירות באמצעות מאגר הנתונים.
מה היתרונות של מערכת נוכחות עובדים לארגון שלכם?
באמצעות מערכת נוכחות עובדים ניתן לבנות בסיס נתונים שיכלול את כל רכיבי שכר העבודה ומידע רלבנטי אחר שנדרש כדי לחשב את השכר כהלכה. דרך מערכת נוכחות עובדים ניתן לחשב את המרכיבים הדרושים בשכר העבודה במדויק, בעלות נמוכה ובמהירות לצמצם באופן ניכר את הסיכוי לטעויות. טעויות בשכר העובד עלולות להיות משמעותיות מאד עבור הארגון בנסיבות מסוימות.
בעקבות שינויים שעבר לאחרונה חוק הגנת השכר תשי"ח-1958 הנטל להוכיח חיסרון של שעות עבודה בתלוש השכר מוטל על המעסיק, כאשר עליו להוכיח שהעובד לא היה זמין לרשות הארגון במהלך שעות העבודה. בדומה, אם חלה טעות בחישוב שכרו של העובד או ששכרו של העובד שולם שלא במועד, החוק מאפשר לעובד לקבל בנסיבות מסוימות פיצויי הלנה.
מערכת נוכחות עובדים מסייעת לכם להימנע מטעויות כגון אלו שיכולות לעלות לארגון בהוצאות נוספות מלבד תשלום שכרו של העובד.
אומנם מערכת נוכחות עובדים לא מיועדת לתיעוד שעות הנוכחות של העובד כמו שעון נוכחות אך היא מאפשרת לארגון לבצע מעקב נוח יותר אחר דפוסי הנוכחות ושעות העבודה של העובד. בעזרת המערכת ניתן גם למצוא פתרונות לבעיה שיתאימו לעובד ולחברה.
מערכת נוכחות עובדים והשלכת עלויות השכר על הארגון שלכם
עלויות שכר העובדים הן חלק נכבד מהתקציב של כל ארגון. לא פעם ארגונים מבינים שהמעקב שביצעו אחר שעות העבודה ונוכחות העובדים היה כושל רק אחרי שהוטמע בארגון מערכת נוכחות עובדים, לכן, בכדי להקדים תרופה למכה, חשוב להתקין מערכות אלו כמה שיותר מהר ולתת להן לעבוד בשבילכם.
